Vorsteuerabzug: Diese Voraussetzungen gelten

Der Vorsteuerabzug ist entscheidend für das Cash-Flow-Management von Unternehmen, insbesondere dann, wenn sie hohe Umsätze erzielen. Was sich wirklich dahinter verbirgt, weiß aber oft nur die Finanzbuchhaltung. Die Anwendung des Vorsteuerabzugs birgt nämlich eine Vielzahl an Details, Regeln und Ausnahmen, die es zu beachten gilt. Welche Voraussetzungen für den Abzug der Vorsteuer gelten – angefangen von der korrekten Rechnungsstellung bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung – erklären wir in diesem Beitrag verständlich für Unternehmer, solche, die es werden wollen und alle dazwischen und außerhalb.

Inhaltsverzeichnis:

1. Vorsteuerabzug: Was ist die Vorsteuer?

2. Was bedeutet Vorsteuerabzug?

3. Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug: Wer ist berechtigt?

4. Vorsteuerabzug: allgemeine Voraussetzungen

5. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 1: umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen

6. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 2: Rechnungsanforderungen

7. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 3: abzugsfähige Betriebsausgaben

8. Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs

9. Versagung des Vorsteuerabzugs

10. Fehler beim Vorsteuerabzug vermeiden: 3 Tipps

11. Fazit: Vorsteuer abziehen und Cash-Flow optimieren

1. Vorsteuerabzug: Was ist die Vorsteuer?

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Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die einem Unternehmen von anderen Unternehmen für bezogene Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt wird. Wenn ein Unternehmen Materialien, Produkte oder Dienstleistungen einkauft, die für seine geschäftlichen Aktivitäten notwendig sind, muss es auf diese Einkäufe Umsatzsteuer entrichten. Diese gezahlte Steuer wird als Vorsteuer bezeichnet.

Im Grunde handelt es sich bei Umsatzsteuer (bzw. Mehrwertsteuer) und Vorsteuer also um dieselbe Steuer, die mit 19 % bzw. zu einem reduzierten Satz von 7 % an den Staat abgeführt wird. Es ist jedoch wichtig, zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer zu unterscheiden. Für ein Unternehmen ist die Vorsteuer die Steuer, die auf Einkäufe bezahlt wird, während die Umsatzsteuer die Steuer ist, die es auf seine Verkäufe erhält und an den Staat weitergibt.

Um die dabei entstehende Doppelbesteuerung zu vermeiden, können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die gezahlte Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Dieser in §15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelte Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer mit der von ihren Kunden erhaltenen Umsatzsteuer zu verrechnen.

2. Was bedeutet Vorsteuerabzug?

Ziel des Vorsteuerabzugs ist die Vermeidung einer Doppelbesteuerung und die Verringerung der Steuerlast für Unternehmen. Durch den Vorsteuerabzug wird sichergestellt, dass Unternehmen nicht sowohl auf ihre Einkäufe als auch auf ihre Verkäufe Umsatzsteuer entrichten müssen. Letztendlich wird die Umsatzsteuer nur von Endkonsumenten getragen, während Unternehmen lediglich als Vermittler agieren, die die Steuer einnehmen und an das Finanzamt weiterleiten.

Und so funktionierts: Unternehmen führen Buch über die Vorsteuer, die sie auf ihre Einkäufe gezahlt haben, sowie über die Umsatzsteuer, die sie von ihren Kunden erhalten haben. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der jährlichen Umsatzsteuererklärung wird die Summe der gezahlten Vorsteuer von der Summe der eingenommenen Umsatzsteuer abgezogen.

Sollte die gezahlte Vorsteuer höher sein als die eingenommene Umsatzsteuer, ergibt sich ein Vorsteuerguthaben, welches vom Finanzamt erstattet werden kann oder mit anderen Steuerschulden verrechnet wird. Im umgekehrten Fall, wenn also die Summe der eingenommenen Umsatzsteuer die der gezahlten Vorsteuer übersteigt, ergibt sich ein zu zahlender Restbetrag für das Unternehmen. Aus dieser Differenz entsteht also eine Umsatzsteuerzahllast oder ein Vorsteuerüberhang.

3. Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug: Wer ist berechtigt?

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Grundsätzlich sind alle Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, vorausgesetzt sie stellen selbst Umsatzsteuer in Rechnung und entrichten sie an das Finanzamt. Dies umfasst sowohl Selbstständige und Freiberufler als auch Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften, die eine wirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausführen und umsatzsteuerpflichtig sind.

Umsatzsteuerpflichtig sind alle Unternehmen, die mehr als 22.000 € Umsatz im Jahr erwirtschaften. Wer unter dieser Grenze bleibt, fällt unter die Kleinunternehmerregelung und ist von der Umsatzsteuer befreit. Kleinunternehmern soll so der hohe bürokratische Aufwand der Umsatzsteuervoranmeldung erspart bleiben, allerdings können sie dadurch den Vorsteuerabzug nicht nutzen.

Eine klare Abgrenzung besteht zu Nichtunternehmern, also Personen oder Organisationen, die nicht im wirtschaftlichen Geschäftsverkehr tätig sind. Privatpersonen, gemeinnützige Einrichtungen ohne wirtschaftliche Tätigkeit oder öffentliche Institutionen, die nicht unternehmerisch tätig sind, erfüllen die Voraussetzungen nicht und sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Ebenso gibt es Ausnahmefälle, in denen Unternehmen keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Dies betrifft vor allem Einkäufe, die nicht für unternehmerische, sondern für private Zwecke verwendet werden. Einige Leistungen sind außerdem von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen und infolgedessen nicht vorsteuerabzugsfähig. Dazu zählen unter anderem medizinische Behandlungen, die Vermietung und Verpachtung von Immobilien und bestimmte Finanzgeschäfte.

4. Vorsteuerabzug: allgemeine Voraussetzungen

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Welche Regeln für den Vorsteuerabzug gelten, ist in § 15 UStG beschrieben. Hier werden auch Einschränkungen erläutert, wie sie zum Beispiel für nur teilweise abziehbare Vorsteuerbeträge oder für Fahrzeuglieferungen gelten. Um sich die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen zu können, müssen grundsätzlich diese Voraussetzungen erfüllt sein:

• • • Unternehmerische Tätigkeit mit Umsatzsteuerpflicht
    • Ordnungsgemäße Rechnungsstellung
    • Abzugsfähige Kosten

In den folgenden Abschnitten gehen wir detailliert auf die 3 Hauptvoraussetzungen ein.

5. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 1: umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind solche, die eine wirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausüben und dabei Lieferungen und Leistungen gegen Entgelt im Inland erbringen, die unter das Umsatzsteuergesetz (UStG) fallen. Diese Definition umfasst ein breites Spektrum von Geschäftstätigkeiten, darunter Produktion, Handel, Dienstleistungen und viele andere wirtschaftliche Aktivitäten.

Schlüsselelemente umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen:

• • • Selbstständigkeit: Ein Unternehmen muss eigenständig arbeiten können, also selbst über seine Abläufe und Entscheidungen bestimmen. Dies schließt Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ein.
    • Wirtschaftliche Tätigkeit: Die Arbeit des Unternehmens muss darauf ausgerichtet sein, Waren herzustellen, zu handeln oder Dienstleistungen anzubieten.
    • Lieferungen und Leistungen gegen Entgelt: Das Unternehmen verkauft Produkte oder bietet Dienstleistungen an, für die Kunden bezahlen.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, die Umsatzsteuer auf ihre Verkäufe zu berechnen und diese an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig haben sie das Recht, die Vorsteuer, die ihnen im Rahmen ihrer geschäftlichen Aktivitäten in Rechnung gestellt wurde, von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen.

Um als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes anerkannt zu werden, müssen bestimmte Nachweise erbracht werden. Dazu gehören insbesondere:

• • • Gewerbeanmeldung: Ein offizielles Dokument, das bei der zuständigen Behörde eingereicht wird, um eine gewerbliche Tätigkeit anzumelden. Es dient als Erstnachweis für die Unternehmereigenschaft.
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Eine von den Finanzbehörden vergebene Nummer, die speziell für umsatzsteuerliche Zwecke verwendet wird. Sie ist ein wichtiger Nachweis der Unternehmereigenschaft und auch notwendig für das Reverse-Charge-Verfahren.

6. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 2: Rechnungsanforderungen

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Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, müssen Rechnungen spezifische Informationen enthalten, die vom Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. Diese Angaben sind entscheidend für die Anerkennung der Rechnung durch das Finanzamt und die erfolgreiche Geltendmachung des Vorsteuerabzugs.

Die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben auf Rechnungen umfassen:

• • • Vollständige Namen und Adressen des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, um eine klare Identifizierung zu ermöglichen.
    • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, um dessen steuerliche Registrierung nachzuweisen.
    • Das Rechnungsdatum, um den Zeitpunkt der Rechnungsausstellung festzuhalten.
    • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die eine eindeutige Identifizierung der Rechnung erlaubt.
    • Eine Beschreibung der Leistung oder Lieferung, um Gegenstand, Art und Umfang der erbrachten Leistung nachvollziehbar zu machen.
    • Betrag und Umsatzsteuer in getrennter Ausweisung, um den Nettobetrag, den Steuersatz sowie den Steuerbetrag klar erkennbar zu machen.

Konsequenzen fehlerhafter oder unvollständiger Rechnungen: 

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden. Wenn wichtige Angaben fehlen oder nicht korrekt sind, kann das Finanzamt die Anerkennung der Rechnung verweigern, was zur Folge hat, dass der Vorsteuerabzug rückgängig gemacht wird. Unternehmen müssen daher sorgfältig darauf achten, dass ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

7. Vorsteuerabzug Voraussetzung Nr. 3: abzugsfähige Betriebsausgaben

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Vorsteuerabzugsfähig sind die Umsatzsteuerbeträge, die einem Unternehmen von anderen Unternehmern für Lieferungen oder Leistungen in Rechnung gestellt werden. Voraussetzung: diese Eingänge müssen für das eigene Unternehmen genutzt werden, um umsatzsteuerpflichtige Ausgangsumsätze zu tätigen.

Grundsätzlich gilt, dass fast alle Geschäftsausgaben, die Umsatzsteuer enthalten und die für die Erzielung von umsatzsteuerpflichtigen Leistungen getätigt werden, für den Vorsteuerabzug qualifiziert sind. Dazu gehören:

• • • Kauf von Materialien und Rohstoffen, die im Geschäftsbetrieb weiterverarbeitet oder verkauft werden.
    • Kosten für die Anschaffung von Betriebsmitteln wie Anlagen, Maschinen und Fahrzeugen, die im Unternehmen genutzt werden.
    • Umsatzsteuer auf Miet- oder Leasingraten für Geschäftsräume oder betrieblich genutzte Fahrzeuge und Maschinen.
    • Kosten für Dienstleistungen, die für den Betrieb in Anspruch genommen werden, wie Beratungsleistungen, Handwerkerarbeiten, Reinigungsdienste etc.
    • Büromaterial und -ausstattung für den Geschäftsgebrauch.
    • Kosten für Werbematerialien, Anzeigen, Online-Marketing usw., sofern sie umsatzsteuerpflichtig sind.
    • Umsatzsteuer auf Reisekosten, die im Rahmen geschäftlicher Aktivitäten anfallen, wie Hotelübernachtungen, Flugtickets und Bewirtungskosten.
    • Auch die Einfuhrumsatzsteuer, die auf importierte Waren erhoben wird, kann unter bestimmten Bedingungen als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Nicht vorsteuerabzugsfähig sind hingegen Ausgaben, die nicht direkt mit der unternehmerischen Tätigkeit in Verbindung stehen. Dazu zählen etwa Geschenke oder Bußgelder für Strafverfahren sowie Ausgaben für den privaten Gebrauch. Nicht abzugsfähig sind darüber hinaus Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wie z.B. bestimmte medizinische Leistungen, Bildungsangebote oder kulturelle Aktivitäten.

8. Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs

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Sind alle oben aufgezählten Voraussetzungen erfüllt, steht dem Vorsteuerabzug nichts mehr im Weg. Um Vorsteuerbeträge bei der Umsatzsteuer geltend zu machen, müssen Unternehmer regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Der Zeitraum für diese Übermittlung richtet sich nach der Höhe der Vorjahressteuer.

Je nach Vorjahressteuer gibt es entweder eine monatliche oder eine vierteljährliche Abgabepflicht. Für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gilt in beiden Fällen eine 10-Tages-Frist. Wenn Sie also monatlich eine Voranmeldung abgeben müssen, müssen Sie das Dokument für Mai spätestens am 10. Juni elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Unternehmerinnen und Unternehmer können die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen, sobald sie eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten haben. Ob die Rechnung bereits beglichen wurde, ist für die Umsatzsteuervoranmeldung zweitrangig. Da die erfolgte Leistung und Vorlage der Schlussrechnung Bedingungen für die Umsatzsteuervoranmeldung sind, kann die im Rahmen von Anzahlungen geleistete Umsatzsteuer nicht berücksichtigt werden.

9. Versagung des Vorsteuerabzugs

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Die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs ist eine wichtige Erleichterung für Unternehmen, birgt jedoch auch das Risiko von Fehlern oder Missbrauch. Wenn der Vorsteuerabzug ungerechtfertigt in Anspruch genommen wird oder im Zusammenhang mit Steuerhinterziehung steht, kann dies ernsthafte Folgen haben.

Folgen eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs und mögliche Korrekturen 

Wenn ein Unternehmen den Vorsteuerabzug ohne berechtigten Grund oder auf Basis fehlerhafter bzw. unzureichender Belege geltend macht, kann das Finanzamt den Abzug versagen. Die Folgen eines solchen Vorgangs können Nachzahlungen von Steuern, Zinsen und unter Umständen auch Strafzuschläge umfassen.

Um solche Situationen zu korrigieren, ist es für Unternehmen wichtig, die fehlerhaften Angaben schnellstmöglich zu berichtigen. Dies umfasst in der Regel das Einreichen korrigierter Umsatzsteuervoranmeldungen und gegebenenfalls das Nachreichen der richtigen Belege. Eine proaktive Korrektur kann dabei helfen, das Ausmaß der finanziellen Folgen zu reduzieren und zeigt dem Finanzamt eine kooperative Haltung.

Versagung des Vorsteuerabzugs bei Steuerhinterziehung

In Fällen von Steuerhinterziehung, beispielsweise wenn Rechnungen für nicht tatsächlich erbrachte Leistungen ausgestellt werden, wird der Vorsteuerabzug nicht nur versagt, sondern kann auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Steuerhinterziehung ist eine Straftat und kann mit Geldstrafen oder in schweren Fällen sogar mit Freiheitsstrafen geahndet werden.

Im Kontext der Umsatzsteuer muss hier besonders auf das Risiko der Beteiligung an einem Betrugsmodell wie dem Umsatzsteuerkarussell hingewiesen werden. Bei Verdacht auf Beteiligung an einem Karussellbetrug ist es ratsam, umgehend rechtlichen Rat einzuholen und mit den Finanzbehörden zusammenzuarbeiten, um die Situation zu klären und mögliche Strafen zu minimieren.

Die korrekte Handhabung des Vorsteuerabzugs erfordert Sorgfalt und Genauigkeit in der Buchführung sowie ein Verständnis der relevanten steuerlichen Vorschriften. Unternehmen sollten sich bei Unsicherheiten von Steuer-Experten beraten lassen, um Fehler und die daraus resultierenden Konsequenzen zu vermeiden.

10. Fehler beim Vorsteuerabzug vermeiden: 3 Tipps

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Der Vorsteuerabzug kann einen erheblichen Unterschied in der Cash-Flow-Planung von Unternehmen ausmachen und verhindert oft Liquiditätsschwierigkeiten. Um sicherzustellen, dass Sie die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen können, sollten Sie diese typischen Fehler beim Vorsteuerabzug vermeiden:

Rechnungen genügen Voraussetzungen nicht

Der Vorsteuerabzug steht und fällt mit der korrekten Rechnungsstellung. Viele Dokumente wie Bestellbestätigungen oder Quittungen erfüllen oft nicht die Anforderungen einer Rechnung. Insbesondere bei Auslandsbestellungen oder Abonnements fehlen oft wichtige Details. Fordern Sie bei dem Unternehmen, von dem die unvollständige Rechnung stammt, eine vollständige Rechnung an. Achten Sie insbesondere bei Flugtickets, Lieferquittungen und Softwarelizenzen darauf.

Rechnungsempfänger falsch 

Achten Sie darauf, dass Rechnungen auf das Unternehmen und nicht auf eine Privatperson ausgestellt sind. Auch Verträge, die vor der Unternehmensgründung abgeschlossen wurden, müssen auf das Unternehmen umgeschrieben werden.

Leistungsbeschreibung unklar

Vermeiden Sie vage Leistungsbeschreibungen. Formulieren Sie stattdessen genau, für welche Dienstleistungen oder Produkte die Rechnung ausgestellt wurde, um Rückfragen vom Finanzamt zu verhindern.

Steuernummer und Umsatzsteuer-ID vergessen

Rechnungen über 250 € müssen die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Prüfen Sie jede Rechnung daraufhin und fordern Sie nötigenfalls eine korrigierte Fassung an.

Achten Sie auf eine gewissenhafte Dokumentation

Rechnungen auf Thermopapier können mit der Zeit verblassen und unlesbar werden. Erstellen Sie daher immer zusätzlich einen Scan oder eine Kopie als lesbaren Beleg.

11. Fazit: Vorsteuer abziehen und Cash-Flow optimieren

Der Vorsteuerabzug bietet für Unternehmen eine wichtige Möglichkeit, ihren Cash-Flow zu optimieren. Dieser Mechanismus ermöglicht den Abzug der auf Einkäufe gezahlten Umsatzsteuer von der Steuerschuld, die durch Verkäufe entsteht. Um von diesem Vorteil zu profitieren, ist es entscheidend, dass Unternehmen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug genau kennen und einhalten.

Die korrekte Buchführung und Umsatzsteuervoranmeldung können ohne steuerliche Routine schon herausfordernd sein und Fehler können zu finanziellen Nachteilen führen. Daher ist es ratsam, sich bei Unsicherheiten oder spezifischen Fragen professionelle Beratung zu suchen. Unsere erfahrenen Steuerberater bieten Ihnen wertvolle Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung und anderen steuerlichen Themen.