Betriebsprüfung souverän meistern: Vorbereitung, Ablauf und Tipps

Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen eine Herausforderung sein. Mit dem richtigen Wissen, etwas Zeit und der richtigen Vorbereitung lässt sich die Prüfung sicher meistern. Es ist wichtig, die richtigen Unterlagen bereitzustellen und sich kooperativ zu zeigen, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Wie genau eine Betriebsprüfung abläuft, was bei der Vorbereitung unbedingt zu beachten ist und welche Konsequenzen die Prüfung haben kann, lesen Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Betriebsprüfung und welchen Zweck hat sie?

2. Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

3. Mögliche Gründe für eine Betriebsprüfung

4. Ablauf der Betriebsprüfung

5. So bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor

6. Diese Dokumente sollten Sie zur Hand haben

7. Rechte und Pflichten des geprüften Unternehmens

8. Wie lange dauert eine Betriebsprüfung und wie oft prüft das Finanzamt?

9. Tipps zur Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung

10. Diese Folgen kann eine Betriebsprüfung haben

11. Einspruch gegen geänderte Steuerbescheide

12. Fazit: Souverän durch die Betriebsprüfung navigieren

1. Was ist eine Betriebsprüfung und welchen Zweck hat sie?

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Eine Betriebsprüfung ist eine Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens durch das Finanzamt oder eine andere Behörde. Ziel dieser Prüfung ist es, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung sowie die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften zu überprüfen. Eine Betriebsprüfung kann sowohl angekündigt als auch unangekündigt erfolgen.

Betriebsprüfungen werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt und können als Außenprüfung oder Vor-Ort-Prüfung stattfinden. Der Prüfer hat das Recht, alle relevanten Unterlagen des Unternehmens einzusehen und Fragen zu stellen, um sich ein genaues Bild von den steuerlichen Verhältnissen des Unternehmens zu machen.

Eine akkurate Vorbereitung auf die Betriebsprüfung ist daher unverzichtbar. Unternehmen sollten sich auf die Möglichkeit vorbereiten, dass ihre Daten einer Prüfung unterzogen werden könnten und dabei Fehler entdeckt werden könnten. Alle relevanten Unterlagen sollten gut organisiert sein, um dem Prüfer den Zugriff zu erleichtern.

Es ist ratsam, einen Steuerberater hinzuziehen, der bei den Vorbereitungen auf die Prüfung unterstützt und die Buchhaltungsunterlagen überprüft. Nach Abschluss der Prüfung findet eine abschließende Besprechung mit dem Prüfer statt, in der er seine Ergebnisse präsentiert und versucht, eventuelle Unstimmigkeiten zu klären.

2. Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Je nachdem, welche Behörde Ihr Unternehmen prüft und welcher Schwerpunkt geprüft wird, gibt es unterschiedliche Betriebsprüfungsarten. In der Regel führt entweder das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung Prüfungen durch.

Die Außenprüfung

Eine der häufigsten Arten von Betriebsprüfungen ist die Außenprüfung. Dabei kommt ein Betriebsprüfer vom Finanzamt ins Unternehmen und überprüft die Buchhaltung, und alle steuerlich relevanten Sachverhalte auf mögliche Fehler oder Unregelmäßigkeiten. Vor einer Außenprüfung erhält ein Unternehmen eine Vorankündigung, in der Unterlagen sowie Daten angefordert werden, die gründlich geprüft werden sollen.

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Spezielle Arten der Außenprüfung betreffen nur einzelne Steuerarten. Die häufigsten Sonderprüfungen sind die Umsatzsteueraußenprüfung und die Lohnsteueraußenprüfung. Hierbei wird das Finanzamt die korrekte Abführung der Umsatzsteuer, bzw. der für die Mitarbeitenden abgeführten Lohnsteuer genau prüfen. Außenprüfungen betreffen einen vorher festgelegten, vergangenen Zeitraum.

Betriebsprüfung ohne Vorankündigung: die Nachschau 

Bei einer unangekündigten Nachschau setzen die Prüfer auf das Überraschungsmoment. Im Gegensatz zur Außenprüfung und den Sonderprüfungen wird hier der aktuelle Status überprüft. Möglich sind eine Lohnsteuer-Nachschau, eine Umsatzsteuer-Nachschau und eine Kassen-Nachschau. Letztere wurde erst 2018 neu eingeführt, um Kassenmanipulationen einzudämmen. Nachschauen finden in der Regel aufgrund eines konkreten Verdachts statt und sind nur selten Routineprüfungen.

Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung 

Neben dem Finanzamt kann auch die Deutsche Rentenversicherung eine Betriebsprüfung veranlassen. Gegenstand der Prüfung ist dann die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben. Dazu zählen Meldungen und Abgaben zur Sozialversicherung, Beitragsabrechnungen und -nachweise, die Künstlersozialabgabe sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Diese Kontrollstufe ist vom Gesetzgeber einmal alle vier Jahre vorgesehen und wird dem Unternehmen angekündigt.

Prüfungen durch die Zollbehörde 

Auch die Bundeszollverwaltung kann Betriebsprüfungen bei Unternehmen anordnen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen. Geprüft wird, die Einhaltung von Außenhandelsvorschriften und die Abgabe von Zöllen und Verbrauchssteuern. Dazu zählen etwa die Stromsteuer, die Tabaksteuer und die Kfz-Steuer. Da die Verjährungsfrist für gezahlte Zölle drei Jahre beträgt, finden Betriebsprüfungen durch die Zollbehörde in der Regel alle zwei Jahre statt.

Die Außenprüfung durch das Finanzamt ist die am häufigsten durchgeführte Art von Betriebsprüfungen. Sie findet routinemäßig und meist in regelmäßigen Abständen in allen Unternehmen statt. Die Informationen und Tipps in diesem Beitrag beziehen sich deshalb auf die Außenprüfung.

3. Mögliche Gründe für eine Betriebsprüfung

Die meisten Betriebsprüfungen sind stichprobenartige Kontrollen, die nach dem Zufallsprinzip durchgeführt werden. Trotzdem gibt es einige Anlässe für das Finanzamt, eine Prüfung in einem Unternehmen zu beantragen. Gründe können Unstimmigkeiten in der Finanzbuchhaltung, falsche Zahlen in der Steuererklärung oder auch anonyme Hinweise sein.

Das können Gründe für eine Betriebsprüfung sein:

• • • ungewöhnlich hohe Gewinne oder Verluste
    • Fehler in der Bilanz oder dem Jahresabschluss
    • mehrmalig verspätete Abgabe der Steuererklärung
    • erhebliche Schwankungen der Gewinne zwischen Wirtschaftsjahren
    • Zugehörigkeit zu einer „Hochrisikobranche“, wie etwa der Gastronomie
    • Verschweigen von Einkünften

Wer bei Buchführung und Steuererklärung nach bestem Wissen und Gewissen vorgeht, kann zwar eine Routineüberprüfung nicht vermeiden, kann aber das Risiko für eine außertourliche Betriebsprüfung senken. Eine erfahrene Steuerkanzlei kennt die Fallstricke genau, die zu einer Betriebsprüfung führen können.

4.Ablauf der Betriebsprüfung

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Im Rahmen der Betriebsprüfung wird das Unternehmen durch eine Prüferin oder einen Prüfer des Finanzamts geprüft. Das kann für Unternehmer eine nervenaufreibende Erfahrung sein, vor allem wenn es sich um die erste Prüfung des Unternehmens handelt. Mit der richtigen Vorbereitung und Wissen über den Ablauf einer Betriebsprüfung kann diese erfolgreich bewältigt werden.

1. Die Prüfungsanordnung

Der erste Schritt besteht darin, dass das Finanzamt dich über die bevorstehende Prüfung informiert: Dem Unternehmen wird eine Prüfungsanordnung zugestellt. In dieser Anordnung werden die zu prüfenden Jahre und der Zeitraum festgelegt, für den Unterlagen vorgelegt werden müssen. In der Regel sind auch Informationen zu den relevanten Steuerarten sowie zur Dauer der Prüfung enthalten.

2. Betriebsbesichtigung 

Vor der Betriebsprüfung besichtigt die Prüferin oder der Prüfer häufig den Betrieb, um sich vor Ort einen Eindruck über den betrieblichen Ablauf zu machen. Alle Unterlagen, die für das Finanzamt relevant scheinen, werden nun angefordert. Das kann neben den Büchern auch ein Fahrtenbuch fürs Geschäftsauto sein. Am Tag der Prüfung selbst gewähren Sie der Betriebsprüferin oder dem Betriebsprüfer Zugang zu allen Betriebsräumen.

3. Betriebsprüfung

Für die Durchführung der Prüfung stellen Unternehmen einen Raum zur Verfügung. Hier werden die Unterlagen und Daten gesichtet und es können Fragen gestellt werden. Für Rückfragen oder für die Beschaffung von Unterlagen sollte der Prüferin oder dem Prüfer ein Ansprechpartner zur Seite stehen: Das kann der Geschäftsführer, entsprechend geschulte Mitarbeitende oder auch ein Steuerberater sein.

4. Schlussbesprechung

Nach Abschluss der eigentlichen Prüfung sollten Sie eine Schlussbesprechung einfordern, in welcher die Ergebnisse zusammengefasst und erläutert werden. Hierbei hat auch ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin des Unternehmens das Recht, anwesend zu sein und sich dazu zu äußern. Dieses Abschlussgespräch dient der Klärung offener Fragen und der Kompromissfindung

5. Abschlussbericht

Im Anschluss daran erstellt der Prüfer einen Abschlussbericht, welcher im Regelfall dem Unternehmen zugesandt wird. Er dient als Basis für neue Steuerbescheide. Bei festgestellten Verfehlungen, wie nicht gezahlten Steuerbeiträgen, werden hier die Nachzahlungen geregelt. Um souverän durch den Ablauf navigieren zu können und mögliche Fehlerquellen rechtzeitig auszuräumen, sollten Sie sich zusammen mit einem Steuerberater sorgfältig auf die Betriebsprüfung vorbereiten.

5. So bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor

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Mit der richtigen Vorbereitung kann eine Betriebsprüfung souverän durchgeführt werden. Nutzen Sie die 14 Tage bis zur Steuerprüfung und bringen Sie eventuelle Fehler in Ordnung. Wenn Sie diese Grundregeln befolgen und auf eine offene, kooperative Kommunikation mit dem Prüfer achten, können Sie die Betriebsprüfung stressfreier gestalten:

Belege sammeln und ordnen

Belege wie Rechnungen, Quittungen oder Verträge sollten Sie geordnet für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aufbewahren. Sie sollten in einem Ordner oder einer digitalen Datei gesammelt werden. Eine geordnete Ablage erleichtert später Ihnen selbst und dem Prüfer die Suche nach bestimmten Dokumenten.

Buchhaltung überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung vollständig, ordnungsgemäß und aktuell ist. Es empfiehlt sich regelmäßig einen Blick auf die Buchführung zu werfen und diese auf Vollständigkeit sowie Aktualität hin zu prüfen. So können Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden, bevor sie größere Auswirkungen haben.

Steuerberater informieren

Informieren Sie Ihren Steuerberater über die anstehende Prüfung und besprechen Sie gemeinsam, welche Schritte in der Vorbereitung nötig sind. Ein erfahrener Steuerberater bleibt während der Betriebsprüfung an Ihrer Seite.

6. Diese Dokumente sollten Sie zur Hand haben

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Am Tag der Prüfung sollten Sie alle Dokumente und Unterlagen, die in der Prüfungsanordnung verlangt werden, vorliegen haben. Bereiten Sie diese geordnet und ggf. mit technischen Hilfsmitteln in dem für die Prüfung vorgesehenen Raum vor. In dieser Tabelle finden Sie die wichtigsten Dokumente, die für die Betriebsprüfung relevant sind:

7. Rechte und Pflichten des geprüften Unternehmens

Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt haben Unternehmen bestimmte Mitwirkungspflichten, aber auch einige Rechte, die es sich lohnt, zu kennen.

Diese Rechte hat ein Unternehmen im Kontext einer Betriebsprüfung:

• • • Recht auf Information: Das geprüfte Unternehmen hat bei einer Außenprüfung das Recht, über den Zweck, den Umfang, den Ablauf und die Ergebnisse der Betriebsprüfung informiert zu werden. Zwischen Eingang der Prüfungsanordnung und Betriebsprüfung müssen mindestens 2 bzw. 4 Wochen bei Großunternehmen liegen.
    • Recht auf eine Schlussbesprechung: Das Unternehmen hat das Recht, seine Standpunkte und Erklärungen im Rahmen der Betriebsprüfung darzulegen und seine Argumente vorzubringen.
    • Recht auf Vertraulichkeit: Das Unternehmen hat das Recht, sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen während der Betriebsprüfung geschützt werden.
    • Recht auf Einspruch: Das Unternehmen hat das Recht, gegen Entscheidungen und Feststellungen im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung Berufung einzulegen.

Diese Pflichten hat das geprüfte Unternehmen: 

• • • Kooperationspflicht: Das geprüfte Unternehmen ist verpflichtet, den Prüfern vollständigen Zugang zu allen relevanten Unterlagen, Daten und Informationen zu gewähren. Dazu zählen auch Zugriffsrechte für steuerrelevante Datensätze auf dem Firmenrechner.
    • Richtigkeits- und Vollständigkeitspflicht: Das Unternehmen hat die Pflicht, korrekte und vollständige Angaben zu machen und alle erforderlichen Nachweise bereitzustellen.
    • Mitwirkungspflicht: Das Unternehmen muss mit den Prüfern zusammenarbeiten und alle notwendigen Erklärungen abgeben, um die Prüfung effizient durchführen zu können.

8. Wie lange dauert eine Betriebsprüfung und wie oft prüft das Finanzamt?

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Die Dauer der Prüfung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Buchhaltung. In der Regel dauert eine Betriebsprüfung mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten. Während dieser Zeit wird die Buchhaltung und weitere relevante Daten des Unternehmens geprüft.

Wie häufig routinemäßige Betriebsprüfungen stattfinden, hängt zunächst von der Größe des Unternehmens und der Brache ab. Großbetriebe werden in der Regel alle 3 bis 4 Jahre geprüft. Mittelgroße und kleine Unternehmen müssen nur alle 4 bis 6 bzw. alle 6 bis 10Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Bei Freiberuflern liegen die Intervalle normalerweise zwischen 10 und 15 Jahren.

Natürlich können die genauen Abstände der Betriebsprüfungen je nach Brache, Steuerart und individuellen Risikofaktoren variieren. Bedenken Sie: Sonderprüfungen und anlassbezogene Prüfungen finden unabhängig von den genannten Intervallen statt. Deshalb lohnt es sich, die Buchhaltung jederzeit auf dem neusten Stand zu halten und in Steuerfragen einen erfahrenen Steuerberater zu konsultieren.

9. Tipps zur Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung

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Nach einer Betriebsprüfung wird empfohlen, eine Schlussbesprechung mit Abschlussbericht beim Prüfer zu beantragen. Diese ist Ihr gutes Recht und auch eine der letzten Möglichkeiten, auf das Ergebnis der Betriebsprüfung Einfluss zu nehmen und den Prüfer von Ihrer Sichtweise zu überzeugen. Hier werden alle Feststellungen des Prüfers im Beisein Ihres Steuerberaters abschließend diskutiert.

Die Schlussbesprechung ist ein Schlüsselmoment bei der Betriebsprüfung, bei dem Verhandlungsgeschick gefragt ist. Strittige Punkte und mögliche Steuernachzahlungen werden hier erneut aufgerollt und diskutiert. Holen Sie für die Schlussbesprechung unbedingt Ihren Steuerberater dazu. Er kann angemessen auf die Feststellungen des Prüfers reagieren und Kompromisse aushandeln.

Um von den Feststellungen des Prüfers nicht überrascht zu werden, lassen Sie sich diese schriftlich und mit Fundstellen begründet aushändigen. Falls nicht automatisch übermittelt, fordern Sie dafür einen Prüfbericht. Dieses Schreiben können Sie in der Vorbereitung auf die Schlussbesprechung Punkt für Punkt mit Ihrer Steuerberatung durchgehen und sich eine Strategie erarbeiten.

Zusammengefasst:

• • • Steuerberater dazuholen
    • Prüfbericht einholen
    • kooperativ zeigen

Findet sich bei der Schlussbesprechung ein für beide Seiten akzeptabler Kompromiss, kann die Betriebsprüfung ohne zeitaufwendiges Einspruchsverfahren schnell beendet werden.

10. Diese Folgen kann eine Betriebsprüfung haben

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Sie haben gemeinsam mit Ihrem Steuerberater Stellung zu den vom Prüfer festgestellten Mängeln genommen. Was nun folgt, ist ein abschließender Prüfbericht, in dem die Einigungen aus der Schlussbesprechung berücksichtigt wurden. Hier stellt der Prüfer dar, welche Mängel er festgestellt hat und wie es richtig gewesen wäre.

Sollte der Prüfer nichts zu beanstanden haben, bekommen Sie zusätzlich zum Prüfungsbericht eine Mitteilung über die Aufhebung des Vorbehalts Ihrer Steuererklärungen. In dem Fall kommt es zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen. Nun können Sie sich getrost für einige Zeit zurücklehnen, und müssen nicht schon demnächst mit einer Nachschau oder der nächsten Betriebsprüfung rechnen.

Wurden Ihnen jedoch fehlende Steuerbeträge oder Unstimmigkeiten in der Buchhaltung nachgewiesen, kann dies Nachzahlungen, Strafen und Hinzuschätzungen zur Folge haben.

Fehlende Steuerbeiträge

Der Prüfer hat bei der Betriebsprüfung Steuerbeiträge gefunden, die Sie nicht abgeführt hatten. Das Finanzamt erlässt in dem Fall auf Grundlage des abschließenden Prüfberichts geänderte Steuerbescheide für die geprüften Zeiträume. In einem Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachforderungsbescheid wird Ihnen nun die Höhe der geforderten Nachzahlung mitgeteilt. Diese umfasst neben dem eigentlichen Fehlbetrag auch Zinsen.

Fehler in der Buchhaltung

Wurden in Ihrer Buchführung Unstimmigkeiten oder Fehler entdeckt, drohen je nach Höhe des Steuerschadens teils empfindliche Geldstrafen. Außerdem können solche Fehler dazu führen, dass zusätzliche Beträge geschätzt werden müssen. Diese Hinzuschätzungen fallen oft zu hoch aus und sind mit erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen verbunden.

Bei einer Betriebsprüfung werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, um Schätzungen anzustellen. Dazu gehören formelle Verstöße gegen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung der Bücher (die GoBD). Auch das Fehlen bestimmter Aufzeichnungen oder die Weigerung des Unternehmens zur Zusammenarbeit bei der Klärung von Fragen und Problemen spielen eine Rolle.

Prüfer entdeckt Steuerbetrug

Im schlimmsten Fall entdeckt der Prüfer bei der Betriebsprüfung, dass Ihr Unternehmen Steuern hinterzogen hat. Dann droht neben Geldstrafen in schweren Fällen auch eine Freiheitsstrafe. Bei Steuerhinterziehung spricht man bei einem Betrag von 50.000 € von besonders schweren Fällen, die als Straftat geahndet werden.

Sollten Sie bei Eingang der Prüfungsanordnung Grund für die Annahme haben, dass bei der Betriebsprüfung Steuerbetrug aufgedeckt wird, sollten Sie sofort handeln. Dies ist Ihre letzte Gelegenheit für eine möglicherweise strafbefreiende Selbstanzeige. Hat der Prüfer Ihr Betriebsgelände im Zuge der Betriebsprüfung bereits betreten, ist es zu spät für eine Selbstanzeige.

11. Einspruch gegen geänderte Steuerbescheide

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Sie haben die Möglichkeit, gegen die Änderung der Steuerbescheide nach einer Betriebsprüfung Einspruch einzulegen. Selbst wenn Sie während der abschließenden Besprechung nach der Prüfung zu einem für beide Seiten akzeptablen Kompromiss gekommen sind, sind Sie nicht daran gebunden.

Ein Einspruch gegen einen geänderten Steuerbescheid infolge einer Betriebsprüfung kann folgende Auswirkungen haben:

• • • Der Sachbearbeiter im Finanzamt informiert den Prüfer über den Einspruch und fordert ihn zur Stellungnahme
    • Durch den Einspruch bleibt der Fall offen. Sollte es wider Erwarten zu einer höheren Nachzahlung kommen, können Sie diese nur verhindern, indem Sie den Einspruch zurückziehen.
    • Wenn Sie den Einspruch nicht zurückziehen, wird der Streitfall an die Rechtsbehelfsstelle im Finanzamt weitergeleitet. Falls auch dort keine Einigung erzielt werden kann, bleibt nur noch die Klage vor dem Finanzgericht.

12. Fazit: Souverän durch die Betriebsprüfung navigieren

Eine Prüfungsanordnung ist kein Grund zur Panik. Mit unseren Tipps und einer guten Vorbereitung können Sie die Betriebsprüfung souverän meistern. Es ist wichtig, dass Sie sich im Vorfeld über alle relevanten Punkte informieren, sodass es zu keinen bösen Überraschungen kommt. Sollten Sie unsicher sein oder Fragen haben, wenden Sie sich an unsere erfahrenen Fachanwälte für Steuerrecht. So können Sie Ihre Betriebsprüfung sicher meistern und sich auf spätere Prüfungen vorbereiten.