Privatentnahme und Privateinlage: Was bedeutet das für die Steuer?

Als Unternehmer oder Selbstständiger wird Ihnen kein monatliches Gehalt ausgezahlt, wie es bei Angestellten der Fall ist. Stattdessen können Sie Privatentnahmen tätigen, um Geld, Sachleistungen oder Dienstleistungen aus dem Betriebsvermögen für sich selbst zu entnehmen. Doch was genau kann eine Privatentnahme sein und welche Auswirkungen hat sie auf Ihre Steuer? In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr über die Versteuerung von Privatentnahme und -einlage und wie Sie von einer korrekten Buchführung profitieren.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was versteht man unter Privatentnahme und Privateinlage?

2. Welche Arten von Privatentnahmen gibt es?

3. Wer darf eine Privatentnahme tätigen?

4. Wie hoch darf eine Privatentnahme sein?

5. Wie werden Privatentnahmen versteuert?

6. Privatentnahmen und Finanzbuchhaltung

7. Beispiel für die Buchung einer Privatentnahme

8. Privatentnahme: Eigenbeleg erstellen

9. Vorsicht bei häufigen Privatentnahmen

10. Fazit: Unternehmer sollten sich mit Privatentnahmen auskennen

1. Was versteht man unter Privatentnahme und Privateinlage?

Unsplash: @ Markus Spiske

Unter einer Privatentnahme versteht man, dass Geld, Waren oder Leistungen aus dem Vermögen eines Unternehmens für den Eigenbedarf entnommen werden. Das ist bei Gründern, Freelancern und Selbstständigen nötig, weil sie kein festes Gehalt ausbezahlt bekommen. So bestreiten diese Unternehmer also ihren Lebensunterhalt, finanzieren ihren Urlaub und bezahlen ihre Rechnungen.

Bei der Privateinlage wird im Gegensatz zur Privatentnahme privates Vermögen in Form von Geld- oder Sachleistungen dem eigenen Unternehmen zugeführt. Für Gründer ist dieser Schritt zu Beginn oft unerlässlich, um das Eigenkapital zu erhöhen und das Geschäft zu starten. Ein typisches Beispiel für eine solche Privateinlage ist ein privates Fahrzeug, welches als Geschäftswagen dient.

Solange er die Privatentnahmen korrekt verbucht, hat der Unternehmer steuerlich weder Vor- noch Nachteile. Wichtig ist aber, dass der Gewinn des Unternehmens nicht durch private Entnahmen gemindert werden darf. Wenn der Gewinn reduziert wird, ändert sich auch die Grundlage für die Steuerberechnung und das Unternehmen müsste mehr Steuern zahlen.

2. Welche Arten von Privatentnahmen gibt es?

Unsplash: @Bermix Studio

Je nach Art der Privatentnahme gibt es verschiedene Faktoren bei der Buchführung zu beachten. Die am weitesten verbreitete Art der Privatentnahme ist naheliegend: die Geldentnahme. Sie entspricht in etwa dem Gehalt bei Selbstständigen. Daneben gibt es aber auch noch andere Arten von Privatentnahmen:

Geldentnahme

Eine Geldentnahme kann entweder direkt durch die Entnahme von Bargeld aus der Kasse erfolgen, oder in Form einer Überweisung. Dabei wird ein Unternehmerlohn vom Betriebskonto auf das private Konto überwiesen.

Warenentnahme

Bei der Privatentnahme von Waren übernehmen Sie Waren aus Ihrem Geschäft. Betreiben Sie beispielsweise einen kleinen Online-Shop für Schmuck und nehmen sich selbst ein Paar Ohrringe, handelt es sich um eine Privatentnahme.

Privatentnahme von Erzeugnissen

Ganz ähnlich wie bei der Warenentnahme wird bei der Privatentnahme von Erzeugnissen eine Ware entnommen, die jedoch in Ihrem Betrieb hergestellt wurde. Vertreiben Sie also wie im oben genannten Beispiel Schmuck, den Sie selbst angefertigt haben, handelt es sich um die Privatentnahme von Erzeugnissen.

Leistungsentnahme

Bei der Leistungsentnahme nehmen Sie privat Leistungen in Anspruch, die Ihr Unternehmen anbietet. Wenn Sei sich zum Beispiel in Ihrem eigenen Nagelstudio nach Feierabend von einem Kollegen die Nägel machen lassen, handelt es sich um eine Leistungsentnahme.

Nutzungsentnahme

Wenn Gegenstände aus dem Betriebsvermögen vom Unternehmer privat genutzt werden, handelt es sich um eine Nutzungsentnahme. Beispiele sind, wenn der Betriebs-Laptop oder das Firmenfahrzeug auch für private Zwecke genutzt werden.

3. Wer darf eine Privatentnahme tätigen?

Prinzipiell sind Unternehmen mit unbeschränkter Haftung zur Privatentnahme berechtigt. Ist das Unternehmen haftungsbeschränkt, dürfen die Gesellschafter keine Privatentnahme tätigen.

Einzelunternehmer, die etwa als Freelancer oder freiberuflich arbeiten, sind grundsätzlich berechtigt, Privatentnahmen zu tätigen. Auch, wer in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) arbeitet, ist berechtigt. Die Privatentnahme ersetzt in diesen Fällen das Festgehalt und ist zum Bestreiten des Lebensunterhalts notwendig.

Für Gesellschafter in offenen Handelsgesellschaften (OHG) oder Kommanditgesellschaften (KG) gelten besondere Regeln: Zwar sind sie zur Privatentnahme berechtigt, für die Entnahme gelten aber Obergrenzen. Mehr als 4 % des Kapitals dürfen hier nicht für private Zwecke entnommen werden. Es sei denn, die anderen Gesellschafter stimmen der Entnahme zu.

Haftungsbeschränkte Unternehmen können keine Privatentnahmen tätigen. Gesellschafter einer GmbH, einer Aktiengesellschaft (AG) oder einer Unternehmergesellschaft (UG) beziehen als Geschäftsführer ein monatliches Gehalt und dürfen daher keine Privatentnahmen tätigen. Als Alternative besteht für diese Unternehmer die Option, sich einen Vorschuss auszahlen zu lassen.

4. Wie hoch darf eine Privatentnahme sein?

Unsplash: @ Ray Reyes

Wie hoch eine Privatentnahme sein darf, variiert je nach Unternehmen und ist nicht einheitlich geregelt. Jeder Betrieb legt eine individuelle Obergrenze für private Entnahmen aus dem Betriebsvermögen fest. Es ist jedoch äußerst wichtig, darauf zu achten, dass diese Entnahmen nicht die Gewinne des Unternehmens übersteigen, da ansonsten das Risiko einer Überschuldung besteht.

Daher sollte der monatliche Betrag, den Sie privat entnehmen möchten, sorgfältig kalkuliert werden. Dabei müssen Sie insbesondere Ihre Lebenshaltungskosten berücksichtigen – wie beispielsweise Wohnkosten, Ausgaben für Lebensmittel und Haushaltsartikel sowie Kosten für Freizeitaktivitäten.

Um zu wissen, wie viel ein Gründer durchschnittlich verdient, können Sie statistische Daten einer Bank heranziehen. Es ist auch sehr hilfreich, eine Liste über regelmäßige Abbuchungen und Daueraufträge zu führen. Durch das Führen eines Haushaltsbuchs behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben und können die notwendigen Privatentnahmen berechnen. Hierfür stehen auch spezielle Budget-Apps zur Verfügung, die Ihnen bei der Planung und Kontrolle helfen.

Vergessen Sie nicht, regelmäßig Ihren aktuellen Finanzbedarf zu überprüfen, da sich die benötigten Ausgaben ändern können. Idealerweise sollten Sie immer ausreichend Geld auf dem Firmenkonto haben, um mögliche Einnahmeeinbußen von drei bis vier Monaten abfedern zu können. Auf diese Weise sind saisonale Schwankungen oder schlechte Wirtschaftsmonate kein Problem für Ihr Unternehmen.

5. Wie werden Privatentnahmen versteuert?

Pixabay: @ Hans Rohmann

Je nachdem, welche Art von Privatentnahme vorliegt, gelten unterschiedliche Richtlinien für die Besteuerung. Geldentnahmen etwa, sind umsatzsteuerfrei, während für Sachentnahmen Umsatzsteuer gezahlt werden muss. Der Ausgangspunkt für die Berechnung der Steuersätze ist immer der Gewinn.

Finanzielle Entnahme

Da eine Geldentnahme nicht den jährlichen Gewinn des Unternehmens schmälert, fallen darauf keine Steuern an. Die Geldentnahme ist die einzige Privatentnahme, die nicht unter die Umsatzsteuer fällt. Beachten Sie jedoch, dass sich das private Vermögen des Unternehmers durch die privaten Entnahmen erhöht, sodass Einkommensteuer anfällt.

Sachentnahmen

Alle anderen Formen der Privatentnahme, hier zusammengefasst unter „Sachentnahmen“, beeinflussen den Gewinn des Unternehmens, indem sie stille Reserven aufdecken. Um stille Reserven zu berechnen, zieht man den Restbuchwert der Ware vom Teilwert ab. Der Teilwert bezeichnet einen hypothetischen Verkaufswert, der häufig mit dem aktuellen Marktwert gleichgesetzt wird.

Entnehmen Sie also beispielsweise einen Laptop aus dem Betrieb für den privaten Gebrauch, müssen Sie den Teilwert als Umsatzerlös verbuchen. Weil der Restbuchwert des Laptops aber geringer war, als der hypothetische aktuelle Marktwert, wird dieser vom Umsatzerlös abgezogen. Der zu versteuernde Gewinn des Unternehmens erhöht sich folglich um den Differenzbetrag, also die stille Reserve.

Außerdem muss für entnommene Sachleistungen volle Umsatzsteuer gezahlt werden. Die Umsatzsteuer ist auch bekannt unter Mehrwertsteuer und beträgt in Deutschland 19 %. Wenn Sie also Waren, Erzeugnisse oder Leistungen aus Ihrem Betrieb entnehmen, müssen Sie die Umsatzsteuer verbuchen und an das Finanzamt abführen.

Beispiel: 

Angenommen, Sie besitzen, wie im obigen Beispiel, einen Online-Shop für Schmuck: Wenn Sie nun für ein Geburtstagsgeschenk an eine Freundin ein Armband im Wert von 80 € entnehmen, müssen Sie inklusive Umsatzsteuer 95,20 € verbuchen.

6. Privatentnahmen und Finanzbuchhaltung

Unsplash: @ Austin Distel

Um Privatentnahmen und Privateinlagen korrekt zu verbuchen, ist ein separates Unterkonto im Eigenkapitalkonto nötig. Privatentnahmen werden in der Soll-Spalte gebucht, während Einlagen in der Haben-Spalte eingetragen werden. Grundsätzlich gilt: Privatentnahmen mindern das Eigenkapital; Privateinlagen erhöhen das Eigenkapital.

Eine Geldentnahme – also sowohl die Entnahme von Bargeld, als auch per Überweisung – verbuchen Sie wie folgt: In Ihrem Kassenbuch steht immer links das Bankkonto oder Girokonto. Hier wird der Betrag auf der Haben-Seite eingetragen. Auf der rechten Seite steht das Eigenkapitalkonto mit dem Unterkonto für die Privatentnahme: Hier wird der Betrag in die Soll-Spalte eingefügt.

Bei der Verbuchung von Sachentnahmen – also von Waren- und Leistungsentnahmen – gibt es etwas mehr zu beachten. Um Sachentnahmen zu verbuchen, ist es zunächst wichtig, den Buchwert des entsprechenden Postens festzulegen. Dies kann entweder durch den Einkaufswert oder den aktuellen Marktwert erfolgen, wenn sich der Preis im Laufe der Zeit geändert hat.

Bei selbst hergestellten Waren, wie zum Beispiel Schmuck aus der eigenen Manufaktur, basieren die Kosten auf dem Herstellungsprozess. Bei der Entnahme von Gegenständen und anderen Leistungen muss auch die Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Der reine Warenwert wird dann in den Büchern auf der Haben-Seite gebucht, die Umsatzsteuer in der Spalte „Verbindlichkeiten“.

Sollten Sie Dienstleistungen von Mitarbeitern Ihres Betriebs in Anspruch nehmen, müssen Sie den Stundenlohn einschließlich eventueller Lohnnebenkosten buchen. Wenn Sie eine Nutzungsentnahme verbuchen möchten, können nur anteilige Kosten verrechnet werden – zum Beispiel, wenn Sie ein Firmenfahrzeug zu 20 Prozent privat und den Rest geschäftlich nutzen. In diesem Fall sollten auch nur 20 Prozent der anfallenden Kosten als Privatentnahme verbucht werden.

7. Beispiel für die Buchung einer Privatentnahme

Pixabay: @ Chris Pastrick

Die Buchung einer Geldentnahme lässt sich mühelos und schnell erledigen. Buchen Sie einfach den entnommenen Betrag auf der Haben-Seite des Girokontos und rechts im Kassenbuch, in der Soll-Spalte des Eigenkapitalkontos. Hier ist nur wichtig, dass Sie den Betrag in dem Unterkonto für Privatentnahmen des Eigenkapitalkontos buchen.

Schauen wir uns aber jetzt genauer an, wie Sie eine Sachentnahme buchen:

Angenommen, Sie entnehmen Waren im Wert von 100 € aus dem Lager. Bei dieser Transaktion fallen zusätzlich zur eigentlichen Ware noch Steuern an. Der Mehrwertsteuersatz liegt bei 19 %. Bei dieser Transaktion fallen zusätzlich zur eigentlichen Ware noch Steuern an. Um die Privatentnahme buchhalterisch zu erfassen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Erfassung in der Kasse/Bank: Die Ausgabe von 100 € muss entsprechend im Kassenbuch oder Bankkonto verbucht werden. Hierbei wird das Konto „Privatentnahmen“ belastet.
2. Berechnung der Umsatzsteuer: Da es sich um eine privat genutzte Ware handelt, fällt auch hierfür Mehrwertsteuer an. In unserem Fall beträgt dieser Satz 19 % von den entnommenen 100 € (19 €).
3. Verbuchung der Umsatzsteuer: Die berechnete Umsatzsteuer von 19 € muss als Einnahme in einem gesonderten Konto („Umsatzsteuer“) gebucht werden.
4. Übertrag auf das Eigenkapital: Der Betrag der Privatentnahme von 100 € wird nun auf das Eigenkapitalkonto übertragen. Das Konto „Privatentnahmen“ wird um diesen Betrag erhöht.

Die Notwendigkeit einer korrekten Buchung ergibt sich daraus, dass diese Entnahmen das betriebliche Vermögen des Unternehmens beeinflussen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle privaten Verwendungszwecke ordnungsgemäß erfasst werden und somit eine nachvollziehbare Dokumentation vorhanden ist.

8. Privatentnahme: Eigenbeleg erstellen

Pixabay: @ Michael Schwarzenberger

Gemäß den Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchführung hat jeder Unternehmer die Pflicht, sämtliche Privatentnahmen durch einen Beleg nachzuweisen. Falls keine Quittung für eine bestimmte Entnahme vorhanden ist (zum Beispiel aufgrund von Verlust, Nichtausstellung oder Barzahlung), muss ein Eigenbeleg erstellt werden.

Dieser dient als Beweis für die erfolgte Entnahme und sollte folgende Angaben enthalten:

• • • Datum
    • Betrag bzw. Wert
    • Ort
    • Name des Unternehmers
    • Unterschrift

Für die korrekte Zuordnung in der Buchhaltung geben Sie auf jedem Eigenbeleg „Privatentnahme“ als Verwendungszweck an. Achten Sie außerdem darauf, einen separaten Eigenbeleg pro individueller Entnahme auszustellen, anstatt Sammelbelege zu verwenden. Die Buchung von Privatentnahmen und -einlagen ist nicht immer leicht – eine kompetente Steuerkanzlei kann Sie dabei unterstützen und Ihre offenen Fragen beantworten.

9. Vorsicht bei häufigen Privatentnahmen

Unsplash: @ Markus Spiske

Obwohl Sie über das Geld auf Ihrem Geschäftskonto frei verfügen können, birgt häufiges und zu hohes Abheben von Privatentnahmen Risiken. Wenn diese höher sind als der tatsächliche Gewinn, werden Sie bald in finanzielle Schwierigkeiten geraten und möglicherweise nicht mehr in der Lage sein, ein Darlehen zu bedienen.

Zudem wecken häufige Rückbuchungen von Ihrem Privatkonto auf Ihr Geschäftskonto schnell Misstrauen bei Betriebsprüfern, die eine Offenlegung Ihres Privatkontos verlangen können. Bei ungeklärten Buchungen kann es auch zu Schätzungen kommen, die steuerlich fast nie zugunsten fallen werden. Was Sie über eine mögliche Betriebsprüfung wissen müssen und wie Sie sich bestmöglich vorbereiten, falls sich der Betriebsprüfer angemeldet hat, haben wir in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst.

Privatentnahmen sind für Einzelunternehmerinnen schlicht überlebenswichtig. Wie sonst könnten Sie sich ohne ein monatliches Festgehalt Ihren Lebensunterhalt finanzieren? Allerdings ist es wichtig, dabei größten Wert auf korrekte Buchführung und die ordnungsgemäße Versteuerung Ihrer Privatentnahmen zu legen. Verstöße können eine Betriebsprüfung nach sich ziehen und im schlimmsten Fall zu einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung führen.

10. Fazit: Unternehmer sollten sich mit Privatentnahmen auskennen

Letztlich handelt es sich bei Privatentnahmen um eine Art Gehalt, das Sie sich auszahlen. Das haben Sie sich auch redlich verdient! Wenn Sie die Regeln für die Buchhaltung befolgen und die beschriebenen Fallstricke vermeiden, wird es keine Probleme mit den Privatentnahmen und -einlagen geben. Es wäre ärgerlich, wegen Fehlern beim Verbuchen Ihrer Privatentnahmen aus Versehen Steuerhinterziehung zu begehen. Was Sie unternehmen können?

Die größten Fehler vermeiden Sie schon allein, indem Sie stets über steuerrechtliche Themen informiert bleiben. Wer sich auch nur oberflächlich mit der Buchhaltung auseinandersetzt und etwa die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) der Buchhaltung selbst prüft, der hat anderen Unternehmern einiges voraus.

Bei Unsicherheiten bezüglich Privatentnahme oder Privateinlage empfehlen wir, sich an einen kompetenten Buchhalter, bzw. eine erfahrene Steuerkanzlei zu wenden. Unsere Anwälte für Steuerrecht stehen Ihnen überdies gerne zur Seite, falls Sie rechtliche Unterstützung benötigen.