Rechte und Pflichten bei der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann für viele Unternehmerinnen und Unternehmer eine stressige Angelegenheit sein. Doch mit dem richtigen Wissen über ihre Rechte und Pflichten können Sie dieser Situation gelassener entgegensehen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick darüber, was Sie bei einer solchen Prüfung erwartet und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Betriebsprüfung?

2. Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

3. Ihre Rechte während der Betriebsprüfung

4. Ihre Pflichten während der Betriebsprüfung

5. Tipps zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

6. Ablauf einer Außenprüfung bei Verdacht auf eine Steuerstraftat

7. Fazit: Vorsicht ist besser als Nachsicht

1. Was ist eine Betriebsprüfung?

pixabay: Mohamed_hassan

Eine Betriebsprüfung, auch als Außenprüfung bekannt, ist eine umfassende Überprüfung der steuerlichen Angelegenheiten eines Unternehmens durch das Finanzamt. Ziel dieser Prüfung ist es, die Richtigkeit der abgegebenen Steuererklärungen sicherzustellen und zu überprüfen, ob alle geltenden steuerlichen Vorschriften eingehalten wurden.

Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere die Buchführungsunterlagen des Unternehmens. Dazu gehören unter anderem Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie sämtliche relevanten Belege und Verträge. Diese Dokumente dienen als Grundlage, um die steuerlichen Angaben des Unternehmens nachvollziehen und bewerten zu können.

2. Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

1.Zulässigkeit: Eine Prüfungsanordnung ist gemäß § 193 AO zulässig, wenn der Steuerpflichtige einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb führt oder freiberuflich tätig ist. Auch andere Steuerpflichtige können unter bestimmten Voraussetzungen einer Prüfung unterliegen, beispielsweise wenn sie verpflichtet sind, Steuern für Dritte einzubehalten oder abzuführen. Die Finanzbehörde kann eine Außenprüfung nach eigenem Ermessen anordnen, unabhängig davon, ob bereits Steuerbescheide ergangen sind oder die Steuerschuld endgültig festgesetzt wurde.

2. Prüfungsanordnung: Vor Beginn der Prüfung wird Ihnen eine schriftliche Prüfungsanordnung übermittelt. Diese ist mit einer angemessenen Vorlaufzeit bekannt zu geben, die in der Regel bei Großbetrieben vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen beträgt. Die Prüfungsanordnung enthält folgende wesentliche Informationen:

• • • den Prüfungszeitraum,
    • die betroffenen Steuerarten,
    • Hinweise zu Ihren Rechten und Pflichten im Rahmen der Prüfung sowie
    • eine Rechtsbehelfsbelehrung.
    • Zusätzlich erhalten Sie entweder mit der Prüfungsanordnung oder in einem gesonderten Schreiben den voraussichtlichen Prüfungsbeginn sowie die Namen der Prüfer.

3. Vorbereitung: Nutzen Sie die Zeit bis zum Prüfungsbeginn, um alle relevanten Unterlagen zusammenzustellen. Bei einer Betriebsprüfung werden zahlreiche Dokumente geprüft, wie etwa die Buchhaltungsunterlagen. Dabei erfolgt eine detaillierte Überprüfung der gesamten Buchführung, einschließlich der Sach- und Personenkonten sowie der Saldenlisten. Ebenso werden die Jahresabschlüsse der betreffenden Jahre samt Umbuchungslisten geprüft. Eine strukturierte und gewissenhafte Vorbereitung kann den Ablauf der Prüfung deutlich vereinfachen.

4. Durchführung: Die Prüfung findet in der Regel in Ihren Geschäftsräumen statt, sie kann aber auch bei Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Der Prüfer hat das Recht, Einsicht in alle steuerlich relevanten Unterlagen zu nehmen und Fragen zu stellen. Sie sind verpflichtet, ihm die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen und bei der Aufklärung mitzuwirken.

5. Schlussbesprechung: Nach Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt, in der die Ergebnisse der Prüfung mit Ihnen erörtert werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, Stellung zu den Feststellungen zu nehmen und eventuelle Unklarheiten zu klären.

6. Prüfungsbericht: Abschließend erstellt der Prüfer einen schriftlichen Prüfungsbericht, in dem die Ergebnisse festgehalten werden. Der Prüfungsbericht selbst stellt noch keinen Verwaltungsakt dar. Er bewirkt weder eine Nachzahlung noch eine Erstattung. Daher ist ein Einspruch gegen den Prüfungsbericht nicht möglich. Auf Basis dieses Berichts können allerdings gegebenenfalls geänderte Steuerbescheide erlassen werden.

7. Auswertung der Prüfungsfeststellungen: Der Prüfungsbericht wird anschließend Ihrem zuständigen Finanzamt übermittelt. Dort erfolgt eine Auswertung des Berichts, und die darin enthaltenen Feststellungen werden in den entsprechenden Steuerbescheiden berücksichtigt. Falls der Bericht beispielsweise festhält, dass Sie für das Jahr 2019 einen zu hohen Vorsteuerabzug ausgewiesen haben, wird ein geänderter Umsatzsteuerbescheid für 2019 erstellt, in dem der bislang nicht abgeführte Betrag nachgefordert wird. Sollten Sie mit den Ergebnissen der Außenprüfung nicht einverstanden sein, haben Sie die Möglichkeit, Einspruch gegen die infolge der Prüfung geänderten Bescheide einzulegen.

3. Ihre Rechte während der Betriebsprüfung

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  Pflichten des Prüfers: Der Prüfer darf ausschließlich die Steuerjahre und Steuerarten prüfen, die in der Prüfungsanordnung festgelegt sind. Falls Sie ihm bestimmte Ansprechpartner benennen, ist er verpflichtet, sich ausschließlich an diese zu wenden und darf hierzu keine anderen Mitarbeiter befragen. Darüber hinaus unterliegt der Prüfer der Verschwiegenheitspflicht und darf keine Informationen über die Prüfung an Dritte weitergeben.

• Recht auf Information: Während der Prüfung ist der Prüfer verpflichtet, Sie über die von ihm getroffenen Feststellungen zu unterrichten.
• Recht auf Anhörung: Vor Abschluss der Prüfung muss Ihnen die Gelegenheit gegeben werden, zu den ermittelten Sachverhalten Stellung zu nehmen. Dies geschieht in der Regel während der Schlussbesprechung. Der Prüfer muss Ihnen seine Feststellungen im Vorfeld mitteilen und eine angemessene Frist bis zur Schlussbesprechung gewähren, damit Sie sich darauf vorbereiten und Ihren Steuerberater hinzuziehen können.
• Recht auf Einsichtnahme: Sie dürfen den Prüfungsbericht einsehen und auf Wunsch eine Kopie erhalten.

4. Ihre Pflichten während der Betriebsprüfung

• Mitwirkungspflicht: Während einer Betriebsprüfung sind Sie dazu verpflichtet, den Prüfer bei seiner Tätigkeit zu unterstützen. Dazu gehört unter anderem, dass Sie sämtliche relevanten Dokumente zur Verfügung stellen und die Fragen des Prüfers beantworten. Zudem müssen Sie auf Nachfrage Erklärungen zu bestimmten Sachverhalten liefern. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie dem Prüfer durchgehend zur Verfügung stehen müssen. Es ist möglich, die Kommunikation und Auskunftspflicht an eine von Ihnen bestimmte Person zu übertragen, zum Beispiel an einen Steuerberater oder einen anderen Mitarbeiter.
• Aufbewahrungspflicht: Geschäftliche Unterlagen wie Belege und Buchführungsdokumente müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden – in der Regel beträgt dieser zehn Jahre. Damit der Betriebsprüfer die benötigten Unterlagen schnell einsehen kann, sollten diese für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Zeitraum gut sortiert und griffbereit sein. Falls wichtige Dokumente nicht vorgelegt werden können oder zu spät eingereicht werden, kann dies gegebenenfalls zu einer Kürzung der Betriebsausgaben oder des Vorsteuerabzugs, einer Schätzung anhand der Aktenlage oder zur Festsetzung eines Verzögerungsgeldes von mindestens 2.500 € führen.

• Duldungspflicht: Eine Betriebsprüfung ist in der Regel zu dulden und dem Prüfer Einsicht in die relevanten Unterlagen zu gewähren. Eine Verweigerung der Prüfung ist demnach grundsätzlich nicht möglich. Sollte der angesetzte Termin für die Prüfung jedoch ungünstig sein, besteht die Möglichkeit, eine Verschiebung zu beantragen. Behörden genehmigen in der Regel solche Anträge, insbesondere wenn sie rechtzeitig gestellt und plausibel begründet werden.

5. Tipps zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

• Ordnungsgemäße Buchführung: Eine lückenlose und gut strukturierte Buchhaltung ist essenziell. Achten Sie darauf, dass sämtliche Belege korrekt erfasst und verbucht sind.
• Fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen: Verspätete oder unvollständige Steuererklärungen können das Risiko einer Prüfung erhöhen. Reichen Sie daher alle Erklärungen pünktlich und vollständig ein.
• Regelmäßige Selbstkontrolle: Es ist ratsam, die eigene Buchhaltung in regelmäßigen Abständen auf mögliche Unstimmigkeiten oder Fehler zu überprüfen. So lassen sich Probleme frühzeitig identifizieren und korrigieren.
• Fachkundige Unterstützung nutzen: Ein Steuerberater kann wertvolle Hilfe leisten – sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während der Prüfung selbst. Er sorgt dafür, dass alle Anforderungen eingehalten und notwendige Dokumente vollständig bereitgestellt werden.

6. Ablauf einer Außenprüfung bei Verdacht auf eine Steuerstraftat

Eine steuerliche Außenprüfung kann oft der Auslöser für strafrechtliche Ermittlungen sein. Entdeckt der Betriebsprüfer Unregelmäßigkeiten, ist er verpflichtet, diese an die Bußgeld- und Strafsachenstelle des Finanzamts zu melden. Dort wird anschließend geprüft, ob ein hinreichender Verdacht auf Steuerhinterziehung oder eine andere steuerrechtliche Straftat besteht.

Besteht ein direkter Verdacht gegen den Steuerpflichtigen, dürfen die Ermittlungen zu diesem Sachverhalt erst dann weitergeführt werden, wenn die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens offiziell bekannt gegeben wurde (§ 10 Abs. 1 S. 3 BpO). Eine plötzliche Unterbrechung der Betriebsprüfung kann dabei ein erstes Anzeichen für die Einleitung eines solchen Verfahrens sein.

Zusammenfassend gilt: Sobald sich während einer Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit ergibt, dürfen die steuerlichen Ermittlungen gegen Sie erst dann fortgeführt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines entsprechenden Verfahrens offiziell bekannt gegeben wurde.

7. Fazit: Vorsicht ist besser als Nachsicht

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Eine Betriebsprüfung muss kein Grund zur Panik sein. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und dem Wissen um Ihre Rechte und Pflichten können Sie dem Termin gelassen entgegensehen. Denken Sie daran, dass eine transparente und ordnungsgemäße Buchführung der beste Schutz vor unangenehmen Überraschungen ist.

Sollten Sie eine Mitteilung über die Eröffnung eines Steuerstrafverfahrens erhalten, ist es ratsam, umgehend einen Rechtsbeistand zu konsultieren. Ein Steuerberater allein reicht in diesem Fall nicht aus, da er ohne gerichtliche Zulassung nicht als Verteidiger in einem Strafverfahren auftreten kann und in der Regel nicht über die erforderliche strafrechtliche Erfahrung verfügt. Unsere Kanzlei bietet Ihnen eine umfassende Beratung durch die enge Zusammenarbeit von Steuerberatern und Rechtsanwälten, um Ihre steuerrechtlichen Angelegenheiten optimal zu betreuen.