Die E-Rechnung und ihre Risiken: Steuerliche Fallstricke vermeiden
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Die Einführung der verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 verfolgt primär das Ziel, den Mehrwertsteuerbetrug wirksam zu bekämpfen. Gleichzeitig soll sie den Bürokratieabbau vorantreiben und einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung angestrebt werden. Sie dient zudem als Grundlage für die spätere Implementierung eines elektronischen Meldesystems, das zeitnahe und transaktionsbezogene Übermittlungen von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung ermöglicht. Ob die verpflichtende E-Rechnung tatsächlich einen Meilenstein der Digitalisierung in Deutschland darstellt oder Unternehmer vielmehr vor neue Herausforderungen stellt, wird in diesem Beitrag näher untersucht.
1. Welche Unternehmer sind von der E-Rechnung betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen. Diese müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Während bisher die Zustimmung des Leistungsempfängers zur Ausstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung erforderlich war, wird die elektronische Rechnung künftig zur Regel. Damit kehrt sich das bisherige Regel-Ausnahme-Verhältnis zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen um.
Welche Unternehmer von der Neuregelung betroffen sind, geht insbesondere aus dem hierzu erlassenen Entwurf des BMF-Schreibens zur elektronischen Rechnungen hervor. Danach sind Unternehmen zur Ausstellung bzw. Übermittlung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn:
- Steuerpflichtige Leistungen oder eine nach § 4 Nr. 1 – 7 UStG steuerfreie Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B) erbracht wird und beide Unternehmer im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG) oder
- Eine Leistung an eine juristische Person erbracht werde, die nicht Unternehmer ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nummer 2 UStG) oder
- Eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Unternehmer für dessen unternehmerischen Bereich (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nummer 3 UStG)
Nicht betroffen von der Verpflichtung zur E-Rechnung sind:
• Rechnungen an Nichtunternehmer (B2C).
• Fälle, in denen einer der beiden Unternehmer nicht im Inland ansässig ist.
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG.
2. Übergangsregelungen von 1.1.2025 bis 31.12.2027
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Um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung von Papierrechnungen auf E-Rechnungen zu geben, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) ab dem 1.Januar 2025 bis einschließlich 31. Dezember 2027 geschaffen. Diese sollen insbesondere kleinere Unternehmen entlasten. Danach werde den Unternehmern in der Übergangsphase die Möglichkeit eingeräumt, unter bestimmen Voraussetzung bei der Ausstellung einer Rechnung nicht das vorgesehene Format der E-Rechnung zu nutzen.
Hierfür werde ab Beginn der Übergangsphase nur noch zwischen eine „E-Rechnung“ und einer „Sonstige Rechnung“ unterschieden.
Sonstige Rechnung
Hierunter fallen Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem Format einer E-Rechnung entsprechen.
E-Rechnung
Unter einer „E-Rechnung“ ist hingegen ein strukturiertes elektronisches Format zu verstehen, welche die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen muss. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sind insbesondere dann gewährleistet, wenn die Übermittlung der E-Rechnung mit einer qualifizierte elektronischen Signatur oder im Wege eines zulässigen EDI-Verfahrens erfolgt. Lesbarkeit meint in diesem Zusammenhang nicht die menschliche Lesbarkeit, sondern vielmehr die maschinelle Lesbarkeit. Insbesondere muss die Auswertung einer XML-Datei bei einer Rechnung möglich sein. Gemäß dem Entwurf des BMF-Schreibens handelt es sich beispielsweise dann um ein strukturiertes elektronisches Format, wenn Rechnungen nach dem Standard oder nach dem Standard ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 ausgestellt werden. Aber auch andere Formate können entsprechend dem Entwurf des BMF-Schreibens die erforderlichen Angaben an die E-Rechnung erfüllen.
Die Einführung der E-Rechnung soll in der Übergangsphase schrittweise in einem dreistufigen Modell erfolgen:
Bis zum 31.12.2026:
Unternehmer dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen, wenn der Empfänger seine Zustimmung erteilt.
Bis zum 31.12.2027:
Unternehmer dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen, wenn der Empfänger seine Zustimmung erteilt und der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 € hat. Elektronische Rechnungen dürfen in einem abweichenden Format ausgestellt werden, sofern die Zustimmung des Empfängers vorliegt und die Übermittlung mittels EDI erfolgt (Papierrechnungen sind ausgeschlossen).
Ab dem 1.1.2028:
Die Nutzung der E-Rechnung wird verpflichtend, sofern keine der oben genannten Ausnahmen greift.
3. Nutzen der aktuellen E-Rechnung fraglich
Von zentraler Bedeutung ist die Tatsache, dass sich die Übergangsregelungen ausschließlich auf die Ausstellung von Rechnungen beschränken. Für den Empfang von Rechnungen hat der Gesetzgeber hingegen keine vergleichbaren Erleichterungen vorgesehen. Dies bedeutet, dass Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 bereits in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, selbst wenn sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Da eine empfangene E-Rechnung zwangsläufig auch elektronisch weiterverarbeitet werden muss, stellt sich die berechtigte Frage, ob der eigentliche Sinn und Zweck der Übergangsvorschriften dadurch nicht verloren geht.
Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt, wird empfohlen, sämtliche erhaltenen Rechnungen lokal abzuspeichern. Dies erleichtert nicht nur die spätere Verarbeitung und Archivierung, sondern minimiert auch das Risiko von Datenverlusten oder technischen Problemen bei der Übermittlung.
4. Fragen rund um den Vorsteuerabzug
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Ein weiteres Problem ergibt sich in Bezug auf den Vorsteuerabzug. Was geschieht, wenn ein Rechnungsaussteller, der zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtet ist, stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellt? Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn eine ordnungsge
mäße Rechnung im Sinne der §§ 14 und 14a UStG vorliegt. Sollte ein Rechnungsempfänger keine elektronische Rechnung erhalten, die den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entspricht, wäre er folglich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Allerdings sieht der Entwurf des BMF-Schreibens vor, dass ein Vorsteuerabzug nicht zu verweigern ist, sofern der Leistungsempfänger davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG in Anspruch nehmen durfte.
Darüber hinaus stellt sich die Frage nach den rechtlichen Konsequenzen für den Rechnungsempfänger, wenn dieser nicht in der Lage ist oder sich weigert, elektronische Rechnungen zu empfangen. Auch hier gilt gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, dass der Vorsteuerabzug nur bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne der §§ 14 und 14a UStG möglich ist. Kann der Rechnungsempfänger jedoch keine E-Rechnung empfangen, erfüllt er diese Voraussetzung nicht und verliert potenziell sein Recht auf Vorsteuerabzug. Es mangelt im Entwurf des BMF-Schreibens an entsprechende Ausführung.
5. Fazit: Eine sinnvolle Reform mit Startschwierigkeiten
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Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 stellt zweifellos einen bedeutsamen Schritt im Kampf gegen Mehrwertsteuerbetrug und zur Digitalisierung des Steuerwesens in Deutschland dar. Für kleine und mittelständische Unternehmen birgt sie jedoch erhebliche Herausforderungen, sowohl finanzieller als auch organisatorischer Natur. Die Übergangsregelungen erweisen sich als wenig strukturiert und übersichtlich, was die Umsetzung zusätzlich erschwert. Besonders die zeitlichen Vorgaben stellen Unternehmen vor große Probleme, da sie bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten, um Schwierigkeiten – etwa im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug – zu vermeiden. In diesem Zusammenhang ist eine steuerliche Beratung besonders sinnvoll, um die neuen Anforderungen korrekt umzusetzen und mögliche Risiken zu minimieren. Um die Einführung der E-Rechnung zu erleichtern, wären staatliche finanzielle Fördermaßnahmen zur Implementierung der notwendigen Prozesse in den Unternehmen wünschenswert. Gleichzeitig sollte die Finanzverwaltung insbesondere in der Anfangsphase Nachsicht gegenüber den Unternehmern walten lassen, um den Übergang zu erleichtern. Ob die verpflichtende Einführung der E-Rechnung letztendlich ihrem Anspruch gerecht wird und als „Meilenstein der Digitalisierung in Deutschland“ angesehen werden kann, bleibt abzuwarten.
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